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GÉRER ET PLANIFIER VOS EVENEMENTS

 

Plus de 95 associations actives au sein de l’ESSEC et autant de multiplications d’événement sur et hors campus. La planification de vos activités, la réservation et l’autorisation de vos événements est une dimension certes administrative mais essentielle au bon déroulement de votre mandat. Plusieurs outils et intervenants entrent en compte dans cette planification. Afin de vous aider à y voir plus clair, suivez le guide…

 

 

La planification générale comment ça marche ?

Le planning du BDE

Comprendre le fonctionnement d'ESSECLIVE

Votre événement est validé sur ESSECLIVE, que faire ensuite ? 


 

 

 

I. La planification, comment ça marche ?

 

 

TOUS LES ANS les événements structurants sont fixés 6 à 8 mois avant le début de l’année universitaire.  

Entre février et avril, des réunions ont lieu entre les différents acteurs du campus (Direction des services généraux et de la vie étudiante, Direction des programmes et des études, Career Services, Bureau des études, BDE et BDS…) afin de déterminer, pour l’année scolaire à venir, les activités marquantes et structurantes (accueil admissibles, examens, mais aussi pour les associations Nuit de l’ESSEC et grosses soirées, campagnes, Tournois des 5 ballons…).

Il est ensuite extrêmement difficile de modifier les dates de ces événements structurants. Dès Septembre, le maximum d’activités associatives devra d’ores et déjà être programmé et anticipé pour l’année à venir.

 

TOUS LES MOIS , ont lieu des réunions de PROGRAMMATION MENSUELLE  avec tous les services administratifs concernés qui permettent, à partir de la programmation annuelle, de finaliser définitivement les activités pour les 2 mois à venir.  C’est pourquoi toute activité associative changeant de dimension ou une nouvelle activité doit être transmise pour validation sur Esseclive au plus tard le 25 du mois précédent l’événement, afin de réaliser les arbitrages nécessaires.

 

TOUTES LES SEMAINES, une réunion a également lieu entre Elodie Calcagno, Carine Hamandjian, les services de la planification et le responsable inter-associatif afin de faire les derniers points sur les événements associatifs.

 

Les présidents dont les activités associatives impliquent des aménagements de programmes académiques ou des absences à des examens doivent impérativement en informer préalablement leur directeur des études.

 

 

 

II. Le planning BDE

 

 

C’est un GoogleDoc  partagé en lecture seule entre les assos de l’ESSEC, qui recense les événements associatifs ainsi que les dates importantes (quizz et rattrapages, vacances, forums…).  Ce planning est géré par le responsable interassociation du BDE. C’est le premier outil qui vous aide à planifier vos événements

 

Comment l’utiliser ?

  • Choisir une date pour son événement grâce au planning où figurent les dates de l’administration (Quizz, conférences importantes, GA,…), les  événements BDE (soirées, journées à thèmes,…), les événements des autres associations déjà inscrits
  • Créer l’événement sur ESSEClive.

►L’évènement est tout d’abord étudié par le BDE qui, s’il n’y a pas de conflit le transmets a l’administration ESSEC pour VALIDATION. 

► L’événement n’est validé et inscrit sur le planning (en gras) qu’après la validation de l’administration ESSEC.

Plus d'informations : voir le tutoriel du BDE

 

 

 

III. Comprendre le fonctionnement d'ESSECLIVE

 

 

C’est à la fois un outil de planification, de demande de réservations des espaces et de communication à la fois avec le BDE,  les services supports de l’ESSEC (vie associative, planification, sécurité, logistique, travaux…). C’est aussi par ESSECLIVE exclusivement que vos événements sont AUTORISES et donc VALIDES ou NON.

 

Une fois validés, les événements apparaissent dans l'agenda Esseclive et sont donc visibles par votre public potentiel. 

Enfin c’est par cette plateforme que sont ensuite élaborés les indicateurs permettant de valoriser le dynamisme et l’activité de la vie associative ESSEC.

 

En résumé, toutes les demandes d’événements associatifs sur le campus doivent être faites impérativement sur ESSECLIVE. Tous les événements doivent être planifiés et autorisés.

Vous devez aussi notifier sur ESSECLIVE vos événements hors campus (soirées, apéros, compétions, week-ends…). Vous pouvez notifier cet événement sur Esseclive en précisant EXTERIEUR  dans la case « espace ». 

Pour les événements à risques ou sensibles (WEI, Campagnes, grosses soirées, T5B par exemple), une autorisation préalable de M. Beaulieu est nécessaire avant de faire la demande Esseclive. Si vous avez des doutes ou des interrogations, demandez à Elodie Calcagno

 

Comment se connecter à Esseclive ?

Les réservations se font uniquement via l'adresse mail de votre association (les identifiants vous ont normalement déjà tous été transmis par mail par l'équipe d’Esseclive). Vous ne pouvez donc pas atteindre la page si vous êtes connectés avec votre propre compte. Cela veut aussi dire que toutes les personnes de l'association ayant les identifiants pourront effectuer une réservation d'espace. 
 

Des soucis de connexion ou d’adresse perdue ? Contacter Célia Herbin (présidente d’Esseclive) celia.herbin@essec.edu.

 Faire une demande de réservation d’Espace

  • Cliquer sur Agenda puis Ajouter à l’agenda
  • Vous découvrez alors un formulaire qu’il faut remplir de manière complète. En ce qui concerne le formulaire, les champs à remplir sont presque tous obligatoires
  • Vous pouvez suivre le statut de votre validation dans l'onglet "statut événement" à droite sous votre profil.
  • N’oubliez-pas de vous connecter régulièrement car toutes les informations complémentaires liées à votre réservation sont directement notifiées dans la demande.
  • Les informations et restrictions éventuelles sont également notifiées directement dans le détail de la  demande lors de la validation ou refus. Ne vous contentez pas de vérifier le statut de votre demande, prenez connaissance du détail. 

Les délais de réservation à respecter

 

Réunion simple (PA, salle C)

1 semaine


 

Vente de bouffe

1 mois


 

Animation événementielle simple (en GH ou HDP)

mini 1,5 mois


 

Spectacles,  présentations, conférences … (GA, PA )

mini 1,5 mois


 

Apéros/ Dîners  (en gros toutes les activités avec soit  effectif large, soit logistique importante,  soit alcool soit une dimension sensible) 
 

1.5 - 2 mois

Autorisation préalable de M. Beaulieu nécessaire
 

Soirée (hors nuit ESSEC), bouffes, forums, expositions 

2,5 mois au moins (CF dossiers de sécurité).

Autorisation préalable de M. Beaulieu nécessaire
 

 

 Si la demande ne respecte pas les délais conseillés ou en cas de demande fortuite l’accord  ou le traitement de la demande n’est pas garanti.

 

 

 

IV. VOTRE ÉVÉNEMENT EST VALIDE, ET ENSUITE ?

 

 

Une  fois vos espaces et votre événement validés, et afin que l’ESSEC vous aide au mieux dans votre projet, vous devez impérativement contacter en amont (c'est à dire au minimum 3 jours avant pour les petits événements, 10 jours avant pour les gros) les personnes suivantes pour chaque événement que vous organisez. L'objectif est de rappeler brièvement l'événement et vos besoins précis. 

Vous pouvez les contacter par email  ou les rencontrer. 

 

►  La sécurité (certaines règles particulières sont à respecter) et la  logistique (si besoin de matériels). 

► Le service travaux : pour les raccordements électriques, la fourniture d’énergie ou de certains matériaux (Batéco, éclairages),  le montage de grosses structures (Campagnes, Soirées)  : soyez précis dans vos demandes (puissance des appareils que vous utiliserez (c'est à dire les watt et non les volts), nombre de multiprises demandés...) 

 

►Le service Print et CI : pour la reproduction et l’impression (attention, délais à respecter minimal de 3 jours  avant la date de remise)

 

► La régie GA pour un événement dans le GA 

 
Dernière modification : 11/02/2016